Interkommunales Prozessmanagement

Rheda-Wiedenbrück, Kreis Gütersloh, Borgholzhausen, Halle (Westf.), Harsewinkel, Herzebrock-Clarholz, Langenberg, Rietberg, Schloß Holte-Stukenbrock, Steinhagen, Verl, Versmold, Werther (Westf.)

Stichworte:

Digitalisierung Teilnehmer Landespreis Verwaltung

Hauptverantwortlich: Rheda-Wiedenbrück

Sonstige Beteiligte:

Zweckverband INFOKOM (12 Mitgliedskommunen sind im Projekt involviert)

Kurzprofil:

Stadt: Rheda-Wiedenbrück
Regierungsbezirk: Detmold
Einwohner: 48.672 (IT.NRW, 31.12.2020)
Fläche: 86,72 km²

Anlass:

Digitalisierung und Optimierung der Prozesse

Ziel:

Ziel des Projekts ist die Erstellung eines einheitlichen Verbands-Prozessregisters für die Mitgliedskommunen des Zweckverbands INFOKOM. Durch eine systematische Datenerfassung können wichtige Prozesse priorisiert und strategische Ziele gesetzt werden.

Umsetzung:

Der Zweckverband INFOKOM hat mit einer Vielzahl seiner Mitglieder im Jahr 2019 ein interkommunales Prozessmanagement ins Leben gerufen. Mit Hilfe einer strukturierten Erfassung von Informationen (Fallzahlen, Aufwänden, Personaleinsatz, etc.) wurde eine Priorisierung der wichtigsten Prozesse nach unterschiedlichen strategischen Zielen (z.B. Digitalisierung oder Wissensmanagement) ermöglicht.

Der Aufbau des Registers erfolgte auf Basis der zentral durch die PICTURE GmbH vorbereiteten Prozessbibliothek. Hier konnte teilweise auf die Arbeitsergebnisse aus anderen Projekten zurückgegriffen werden. Die Stadt Rheda-Wiedenbrück erfasste dann die eigenen Prozesse und stellte das so entstandene umfangreiche Register als „Blaupause“ für alle anderen Kommunen bereit. Dort erfolgte die Anpassung an die eigenen Strukturen. Seitdem erfolgt in einer verbandsübergreifenden Arbeitsgruppe regelmäßig im Workshop-Format die gemeinsame Priorisierung von Prozessen zur arbeitsteiligen Modellierung, Analyse und Optimierung anhand der jeweiligen Zielsetzungen. Das Projekt ist auf vier Jahre angelegt, anschließend soll es in Eigenregie fortgeführt werden.

Insgesamt bietet das interkommunale Prozessmanagement eine Menge an Vorteilen: Durch die arbeitsteilige Vorgehensweise bei der Modellierung, Analyse und Optimierung von Prozessen werden insbesondere – schnellerer Fortschritt, – Vermeidung von Redundanzen bei der Entwicklung von Tools und – ressourcenschonendes Vorgehen in Bezug auf Personal und finanzielle Mittel erzielt. Darüber hinaus erfolgt ein interkommunaler Informationsaustausch und Wissenstransfer sowie eine verwaltungsübergreifende Anpassung an die bestehenden Prozessabläufe. Ein weiterer Nebeneffekt sind informelle Kooperationen der Fachabteilungen verschiedener Kommunen. Die „Last“ und Mehrarbeit, welche die Einführung von Prozessmanagement mit sich bringt, wird auf viele Schultern verteilt nach dem Grundsatz “geteiltes Leid ist halbes Leid”.

Das Projekt wird als gewinnbringend bewertet. Regelmäßige Treffen sorgen für eine Fokussierung des Projekts und einer kontinuierlichen Weiterentwicklung.

(Quelle für Text und Bild: Stadt Rheda-Wiedenbrück und Links)