Verwaltungsweite Einführung eines digitalen Aktenplans
Archiv E-Goverment Modellregion Verwaltung
| Projekttitel | Verwaltungsweite Einführung eines digitalen Aktenplans |
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| Projektbeschreibung | In dem Projekt wird die verwaltungsweite Einführung eines produktorientierten, digitalen Aktenplans realisiert. Der digitale Aktenplan ist ein wichtiger Baustein in der Umsetzung des Themenfeldes »elektronische Akte«. Die Einführung des digitalen Aktenplans dient dabei der Schaffung einer zentralen Ablage- und Bearbeitungsstruktur des allgemeinen Schriftguts der Verwaltung.
Neben der Definition der Dokumentenworkflows, der Schnittstellen und der Prozessmodule werden im Rahmen des Projektes auch Konzepte für das Change-, Projekt- und Ressourcenmanagement sowie Schulungen entwickelt. |
| Vorbereitung (Projektantrag bewilligt) | Dezember 2018 |
| Konzeption (Umsetzung beauftragt) | Dezember 2018 |
| Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen) | Mai 2020 |
| Projektabschluss | Dezember 2021 |
| Projektleitung | digitalisierung@stadt.wuppertal.de |
| Alleinstellungsmerkmal | – Modell- und Vorbildcharakter – Umstellung einer Verwaltung einer Großstadt auf die papierlose Eingangspost → mit Schaffung über Workflows gesteuerten Dokumentenflüssen (inkl. Mitzeichnung, Kenntnisnahme, Genehmigung, Beteiligung) – auf Basis von automatisierter, maschineller Zuordnung durch Klassifizierung (inkl. OCR/ICR) der Schriftstücke bis zur Ebene der Sachbearbeiter und Fallakten ohne menschliche Vorsortierung |
| Nutzen für alle Kommunen | Der digitale Aktenplan basiert auf dem NKF (Neues Kommunales Finanzmanagement) Produktrahmenplan und dient der Sortierung des allgemeinen Schriftgutes. Ein moderner Kommunalhaushalt, insbesondere bei doppischer Haushaltsführung, stellt die Aktivitäten und Leistungen der Kommune in Form von Produkten dar. Diese Produkte werden nach dem Produktrahmenplan gegliedert, der von dem jeweiligen Land erstellt und den Kommunen weitgehend vorgegeben wird. Sofern die Kommunen ihren Haushalt nach Produkten (funktional) gliedern, entspricht die oberste Ebene des Produktrahmenplans zugleich dem Produktplan des Haushalts.
In dem vorliegenden Projekt findet ein Roll-Out des digitalen Aktenplans in jeder Leistungseinheit statt. Dies geschieht als vorbereitenden Maßnahme zur Umstellung auf die digitale Aktenführung. |
| übertragbare/lizenzfreie Leistung | Das Konzept für das Changemanagement im Übergang zum elektronischen System sowie Schulungskonzepte und -materialien werden zur Nachnutzung bereitgestellt.
Die Erfahrungen aus dem Projekt können als Muster für einen verwaltungsweiten digitalen Aktenplan dienen. Dabei können die Definitionen der internen Dokumentenworkflows, der Schnittstellen und der Prozessmodule für den Einsatz eines codia-Dokumentenmanagementsystems nachgenutzt werden. (Codia-DMS: Im E-Government-Bereich ein spezialisierter Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen mit fachverfahrensspezifischen Anbindungen für die öffentliche Verwaltung.) In den Pilotbereichen des Aktenplans hat sich gezeigt, dass die Einführung sowohl einer individuellen Beratung jeder einzelnen Leistungseinheit, als auch einer flächendeckenden Schulung aller Beschäftigten bedarf, sodass die Umstellung mehrere Jahre in Anspruch nehmen wird. |
| Beginn Übertragbarkeit | Juni 2020 |
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