Shared Service Center Digitale Postbearbeitung
Kreis Soest, Märkischer Kreis, Lippstadt, Soest
Deutsche Post AG, b.i.t.consult GmbH, KDVZ Citkomm Iserlohn (IT-Dienstleister)
Kreis Soest Regierungsbezirk Arnsberg Einwohner: 296.742 (IT-NRW, 31.12.2014) Fläche: 1.328,63 km²
Neue Formen vernetzter Verwaltung bieten ein hohes Modernisierungspotenzial. Das Projekt sollte neue Möglichkeiten und unmittelbare Verbesserungen aufzeigen.
Ziel ist es, eine elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in allen Kernprozessen zu schaffen. Die automatisierte Bearbeitung des Posteingangs- und -ausgangs in einer Hand soll den Bearbeitungsaufwand für das Papierschriftgut und den Kostenaufwand deutlich reduzieren.
Für die Umsetzung wurde eine Projektgruppe mit Vertretern der beteiligten Kreise und Städte gebildet, deren Aufgabe vor allem in der Durchführung von Analysen, der gemeinsamen Entwicklung und Umsetzung der fachlichen, organisatorischen und technologischen Voraussetzungen sowie der internen Abstimmung mit den betroffenen Verwaltungsbereichen bestand. Die Konzepte und der technische Umsetzungsstand wurde mit den betroffenen Fachbereichen erörtert. Aufgrund technischer, personeller und organisatorischer Voraussetzungen waren die vier Projektpartner mit unterschiedlicher Intensität beteiligt: In die Erprobung im Bereich Ordnungswidrigkeiten waren Lippstadt und die beiden Kreise einbezogen, die Rechnungsbearbeitung wurde in der Stadt Soest und anschließend im Kreis Soest und in Lippstadt getestet.
Der Umsetzungsstand bei Projektende: Die Lösung für die Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten befand sich im Kreis Soest, im Märkischen Kreis und in Lippstadt im Echtbetrieb. Der kreditorische Workflow wurde in den letzten Projektmonaten durch den Kreis Soest getestet. Die organisatorischen Vorbereitungen für den Echtbetrieb sind auch im Kreis Soest und in Lippstadt umgesetzt worden.
Die interkommunale Zusammenarbeit hat sich auf die jeweilige verwaltungsinterne Umsetzung positiv ausgewirkt. Das Konzept der Vergabe von klar abgesteckten und gut definierbaren Scan-Leistungen an einen externen Dienstleister hat sich als umsetzbar und tragfähig erwiesen. Damit hat sich die künftige Optimierung von Geschäftsprozessen und das vielfach erforderliche frühe Einscannen von Schriftgut prinzipiell eine neue Gestaltungsoption ergeben.
Projekt wurde 2 Jahre vom Land gefördert.
öffentlich-rechtliche Vereinbarung
2008
Holger Schubert
Kreis Soest, Zentrale Dienste/Organisation
Telefon: +49 2921 30-29 77
E-Mail: holger.schubert@kreis-soest.de
Mirko Hein
Kreis Soest, Zentrale Dienste/Organisation
Telefon: +49 2921 30-2444
E-Mail: mirko.hein@kreis-soest.de
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