Interkommunale Zusammenarbeit im Archivwesen
Kreis Coesfeld, Ascheberg, Billerbeck, Havixbeck, Lüdinghausen, Nordkirchen, Nottuln, Olfen, Rosendahl, Senden
Archiv Verwaltung
Vor dem Ziel der Schaffung eines Kreiszentralarchives schließen der Kreis Coesfeld und die beteiligten kreisangehörigen Kommunen eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung.
Die vertragsschließenden Städte und Gemeinden übertragen die hoheitlichen Aufgaben für die Zuständigkeit des Archivgutes auf den Kreis Coesfeld. Es besteht ein Einvernehmen zwischen den Vertragsparteien, dass zu den gesetzlichen Pflichtaufgaben nicht die Führung und Unterhaltung des Zwischenarchivs zählt. Diese Aufgaben werden weiterhin bei den jeweiligen Kommunen verbleiben.
Die Vereinbarung wird ausdrücklich so geschlossen, dass sie auch die spätere Ausweitung der Zusammenarbeit auf die bisher noch nicht beigetretenen kreisangehörigen Kommunen ermöglicht. Kreisangehörige Städte und Gemeinden, die erst zu einem späteren Zeitpunkt einen Bedarf nach einer gemeinsamen Aufgabenwahrnehmung erklären, können jederzeit auf einfachen Antrag sowie unter Einhaltung der formalen Erfordernisse der Vereinbarung beitreten.
Die Städte und Gemeinden bieten dem Kreis sukzessive ihr gesamtes als archivwürdig bewertetes bzw. zu bewertendes Archivgut an. Den Transport des Archivgutes übernimmt die Stadt bzw. Gemeinde.
Die archivalische Aufbereitung des zu überlassenden Archivgutes der teilnehmenden Städte und Gemeinden soll dabei ein gleiches Niveau erreichen und richtet sich nach den Vorgaben, die zwischen den Kommunen abgestimmt werden.
Die Stadt bzw. Gemeinde bleibt Eigentümerin des eingebrachten Archivgutes. ede Stadt bzw. Gemeinde benennt dem Kreis mindestens eine/n Ansprechpartner/in für Archivangelegenheiten.
Der Kreis entscheidet gemäß § 2 Absatz 6 ArchivG NRW über die Archivwürdigkeit sämtlicher Unterlagen der Stadt bzw. Gemeinde. Er berücksichtigt bei seiner Entscheidung besondere Archivierungsanliegen der Stadt bzw. Gemeinde. Für das als archivwürdig bewertete und übernommene Archivgut übernimmt der Kreis die Pflichtaufgabe der Stadt bzw. Gemeinde nach den Bestimmungen des ArchivG NRW.
Hierzu zählen insbesondere
– Erschließung und Erforschung
– Sachgemäße und sichere Verwahrung
– Einhaltung von Schutzfristen
– Nutzbarmachung.
Der Kreis wird für die Übernahme und Betreuung des Archivgutes der teilnehmenden Städte und Gemeinden in einem Zielbild, drei Fachkräfte mit archivarischer Qualifikation in Vollzeit sowie zwei Fachkräfte des mittleren Dienstes in Vollzeit beschäftigen. Es besteht Einigkeit unter den Vertragsparteien, dass der Personalschlüssel bei Veränderung der teilnehmenden Städte
und Gemeinden sind entsprechend anzupassen.
Für die sachgemäße und sichere Verwahrung des übernommenen Archivgutes wird der Kreis geeignete Räumlichkeiten herstellen, ggf. herrichten und nach den
archivfachlichen Empfehlungen des LWL-Archivamtes ausstatten (Regale, Arbeitsplatzeinrichtungen etc.).
(Quelle für Text und Bild siehe Links)
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