Digitales Stadtarchiv
Archiv E-Goverment Modellregion
| Projekttitel | Digitales Stadtarchiv |
|---|---|
| Projektbeschreibung | Das Projekt »Digitales Stadtarchiv« verfolgt zwei Ziele: Mit dem Arbeitspaket »Langzeitarchivierung« wird die digitale Wertschöpfungskette um die Komponente eines Langzeitarchivs ergänzt und somit komplettiert. Da bei der Einführung elektronischer Akten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) viele Informationen zusammengetragen werden, die die Aktenbestände auf der Metaebene beschreiben, wird im zweiten Arbeitspaket »Aktenstrukturkataster« ein browserbasiertes Tool entwickelt, mit dem diese Informationen verwaltet werden können. Mithilfe des mandantenfähigen Tools wird zudem eine Austauschplattform geschaffen, auf dem sich alle teilnehmenden Kommunen ihre (nicht personenbezogenen Metainformationen) gegenseitig zur Verfügung stellen können. |
| Vorbereitung (Projektantrag bewilligt) | Dezember 2019 |
| Konzeption (Umsetzung beauftragt) | Januar 2022 |
| Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen) | Juli 2022 |
| Projektabschluss | August 2022 |
| Projektleitung | Stadtarchiv Stadt Aachen +49 241 432-4988 stadtarchiv@mail.aachen.de |
| Alleinstellungsmerkmal | – für den Prozess zur Unterstützung der E-Akten-Einführung und zum Aufbau eines elektronischen Langzeitarchivs wird in dem Projekt in einem browserbasierten Tool zusammengefasst – die Notwendigkeit der Digitalisierung dieses Prozesses ist kommunal-übergreifend in den Archiven bekannt und bietet daher einen großen Mehrwert |
| Nutzen für alle Kommunen | Durch die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung müssen in den Dezernaten und Fachbereiche tausende Alt- und Bestandsakten bewertet und digitalisiert werden. Die Einführung einer Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung bedarf einen großen Arbeitsaufwand, allerdings führt eine teilautomatisierte Übernahme von Basiserschließungsinformationen zu deutlichen effizienteren Arbeitsabläufen im Archiv. |
| übertragbare/lizenzfreie Leistung | Anforderungsprofile und Pflichtenhefte des Projektes werden Kommunen in NRW zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus können die Konzepte zur Bewertung und Aktendigitalisierung von Kommunen in NRW nachgenutzt werden. Diese sind auch verschiedenste Fachbereiche übertragbar.
Mit dem Aktenstrukturkataster, das mandantenfähig ausgelegt ist, wird allen Kommunen in NRW eine Austauschplattform zur Verwaltung der Metainformationen, die im Rahmen der Einführung von eAkten zeitintensiv ermittelt werden müssen, zur Verfügung gestellt. Die Informationen können von allen Personen, die sich registriert haben, kostenfrei eingesehen werden. |
| Beginn Übertragbarkeit | September 2022 |
| Kategorien |
|
| Zuwendungsempfänger |
|
| Modellregionen | |
| Projektwebseiten/-ergebnisse | |
| Dokumente | |
